OctoPost

Logo de la solution muticanal OctoPost édité par Kaholia

Gagnez du temps et de l’argent sur votre communication

OctoPost est la solution multicanal qui permet de gérer l’ensemble de votre communication, papier ou électronique, via courrier postal, email ou sms. En centralisant vos canaux de communication et en automatisant vos processus dans une seule et unique solution, OctoPost vous permet de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent.

Vous souhaitez découvrir l’ensemble des fonctionnalités d’OctoPost ? Demandez-nous une démonstration en ligne ou directement dans vos locaux.

 

 

Canaux gérés par OctoPost

Rendre la communication plus facile, plus rapide, plus efficace, et moins chère…

Kaholia icon
Simplifier

Simplifier et automatiser vos processus de communication

Kaholia icon
Diffuser

Diffuser sur l’ensemble de vos canaux de communication

Kaholia icon
Economiser

Gagner du temps et de l’argent sur votre communication

 

Pourquoi OctoPost?

Aujourd’hui les envois de courriers papier sont complétés par des envois numériques de toutes sortes : emails, sms, mms, etc.

Avec l’augmentation des canaux de diffusion, les entreprises doivent faire face à la complexification de la communication, que ce soit au niveau du marketing ou de la gestion administrative. Les entreprises perdent beaucoup de temps et d’argent à jongler entre leurs différents outils de communication, qui sont pour la plupart totalement autonomes, et qui ne permettent pas un suivi centralisé.

OctoPost est la solution en mode SaaS qui centralise l’ensemble de votre communication pour la transmettre de manière automatisée et simplifiée à travers tous vos canaux de diffusion.

 

Comment OctoPost vous fait gagner du temps et de l’argent


 

Avec OctoPost, vous n’aurez plus besoin :

  • D’aller à la poste : fini le stress des horaires de fermetures et les longues files d’attente au bureau de poste. Nous sommes ouverts 24h/24h 7j/7
  • D’imprimer vos documents
  • De faire la mise sous pli
  • D’utiliser une machine à affranchir ou de le faire manuellement
  • D’acheter des consommables : cartouche d’encre, papier, enveloppes, timbres, …
  • De gérer la maintenance de votre matériel : imprimante, machine à affranchir, etc.
  • De trier et de dédoublonner la liste des destinataires : courrier papier, sms, email
  • De vérifier si vos courriers, sms ou emails sont bien arrivés

 

Avec OctoPost, vous allez pouvoir :

  • Annuler un envoi
  • Bénéficier d’un tarif industriel garanti (courrier papier, sms, email)
  • Suivre et tracer tous vos flux plus efficacement et plus rapidement (courrier papier, sms, email)
  • Consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Conserver à vie tous vos flux : retrouver dans 10 ans les documents que vous avez envoyés aujourd’hui
  • Réunir les courriers pour un même destinataire dans une seule enveloppe
  • Archiver avec une valeur probatoire et opposable juridiquement
  • Détecter automatiquement les adresses postales et extraire les informations clés de vos documents (RAD/LAD)
  • Et tellement d’autres choses…

Généralités

Sans engagement

Comme tous les produits du groupe Kaholia, la solution OctoPost est sans engagement de durée et sans engagement de volume.

Sécurité et traçabilité

Vos courriers, sms, emails, et tous vos envois sont encryptés et sauvegardés sur plusieurs serveurs distants afin d’en assurer la sécurité et la confidentialité.
Tous nos canaux bénéficient d’une traçabilité qui vous permet de suivre en temps réel l’état de vos envois.
Tous nos centres de production et nos systèmes informatiques respectent les normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 27001.
 Iso 9001 icon Iso 14001 icon Iso 27001 icon

 

 

Les fonctionnalités d’OctoPost

OctoPost est une solution intégrée complète qui va vous permettre de piloter, d’unifier et de centraliser l’ensemble de votre communication. Voici l’ensemble des canaux de diffusion gérés par OctoPost :

Courriers sortants

OctoPost vous permet de traiter vos courriers papier de A à Z. De la génération du document jusqu’à sa remise en boîte aux lettres, en passant par l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement, c’est vous qui décidez quelles tâches vous voulez confier à OctoPost.

OctoPost fonctionne 24h/24 et 7j/7 et vous permet d’envoyer facilement en quelques secondes de 1 à plusieurs milliers de courriers,
le tout sans bouger de votre siège.

OctoPost est un véritable outil de GED dédié à la communication qui s’adapte à vos documents et votre organisation. C’est donc OctoPost qui s’adapte à vous et pas l’inverse !

Les économies en temps et en argent sont vraiment conséquentes !

Avec OctoPost de nombreuses options s’offrent à vous que ça soit pour le façonnage ou l’expédition :

  • Prise en compte de vos documents au format PDF, Word, Excel, etc.
  • Détection automatique des adresses
  • Extraction des informations clés de vos documents : n° de dossier, n° de facture, n° de client, montants, dates, etc.
  • Archivage à vie de vos documents

  • Tout format d’enveloppe : DL (220×110), C5/6 (229×114), C5 (229×162) et C4 (229×324)
  • Couleur, N&B
  • Recto, recto-verso
  • Agrafage
  • Dématérialisation de l’AR (Numérisation de votre AR et consultation depuis votre espace client)

  • Tarif industriel garanti dès le 1er pli
  • Disponible dans 37 pays pour une expédition au prix du local
  • Tout type d’affranchissement : Destineo ou assimilé ~J+7, Ecopli ~J+4, Lettre prioritaire ~J+2, Lettre recommandée (LR) ~J+1, Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ~J+1, Lettre recommandée électronique (LRE) ~J+0
  • Suivi en temps réel du statut de tous vos courriers : imprimé, expédié, reçu, pli non distribué (PND), etc.

“Pour moins cher que le prix du timbre, vous avez le timbre, l’enveloppe, la feuille de papier, l’impression, la mise sous pli, le tout sans bouger de votre siège”

Le fondateur d’OctoPost

 

SMS

De nos jours, le SMS est un vecteur de communication privilégié pour toucher une large catégorie de population, quasiment instantanément.

OctoPost vous permet de gérer facilement vos SMS, du simple envoi unitaire jusqu’à l’envoi massif pour vos campagnes publicitaires.

Les fonctionnalités SMS proposées par OctoPost :

  • SMS, SMS long, MMS
  • Affichage du nom de votre enseigne ou de votre société à la place de votre numéro d’émetteur
  • Gestion du désabonnement (stop SMS)
  • Multi-pays
  • SMS réponse : vos destinataires peuvent répondre et interagir à votre message
  • Personnalisation du contenu de vos SMS
  • Envoi planifié
  • Envoi automatique sur un événement : date anniversaire, fin de période, reminder, etc.
  • Importation de vos numéros au format Excel, CSV, TXT, avec nettoyage/dédoublonnage
  • Enregistrement de vos modèles de SMS
  • Suivi en temps réel de vos envois SMS dans votre tableau de bord
  • Export des statistiques au format Excel

 
Quelques exemples d’utilisation :

  • Relances : impayés, échéances, rappels
  • Confirmations : commandes, livraisons, interventions, RDVs
  • Campagnes publicitaires et promotionnelles
  • Fidélisation : coupons, remises spécifiques, évènements en avant-première, avantages premium, etc.
  • Supervision avec alertes sur incident ou sur seuil, interfaçable avec votre ERP

 

Emails

L’email est la solution de communication qui permet à moindre coût de délivrer un contenu riche à vos destinataires.

OctoPost vous permet de gérer facilement vos emails, du simple envoi unitaire jusqu’à l’envoi massif pour vos campagnes publicitaires.

Les fonctionnalités proposées par OctoPost :

  • Personnalisation du contenu de vos emails
  • Envoi automatique sur un événement : date anniversaire, fin de période, reminder, etc.
  • Gestion du désabonnement
  • Importation de vos adresses email au format Excel, CSV, TXT, avec nettoyage/dédoublonnage
  • Enregistrement de vos modèles d’emails
  • Suivi en temps réel de vos envois email dans votre tableau de bord avec suivi des statuts : ouverture, spam, click, désabonnement, adresse email inexistante, boîte email pleine, etc.
  • Export des statistiques au format Excel

Quelques exemples d’utilisation :

  • Relances : impayés, échéances, rappels
  • Confirmations : commandes, livraisons, interventions, RDVs
  • Campagnes publicitaires et promotionnelles
  • Fidélisation : coupons, remises spécifiques, évènements en avant-première, avantages premium, etc.
  • Newsletters
  • Supervision avec alertes sur incident ou sur seuil, interfaçable avec votre ERP

 

Print

Malgré l’essor du digital, le support papier reste un moyen de communication très apprécié des utilisateurs, qui le conservent plus longtemps pour le lire lorsqu’ils sont pleinement disponibles.

La solution OctoPost vous permet de concevoir, imprimer et router/distribuer à tarif très avantageux tous vos supports de communication : carte de visite, flyers, plaquettes, dépliants, kakemonos, magazines, catalogues, etc.

Les fonctionnalités proposées par OctoPost :

  • Livraison partout dans le monde
  • Toutes quantités : 1, 1000, 10 000 , 100 000, 1 000 000 d’exemplaires. Il n’y a aucune limite !
  • Tous conditionnements : mise sous film plastique (et biodégradable), mise sous enveloppe, etc.
  • Tous supports d’impression : papier, plastique, tissu, métal, bois, verre, etc.
  • Tous papiers : mat, demi-mat, brillant, couché, photo, etc.
  • Toutes finitions : pelliculage, vernis sélectif, soft touch, découpe sur mesure, etc.
  • Tous grammages : à partir de 50 g
  • Toutes dimensions : A6, A5, A4, A3, A2, A1, A0 ou sur mesure

 

Messages vocaux

Le téléphone reste le moyen de communication le plus utilisé de nos jours. Très commode pour s’adresser à ses différents interlocuteurs, il n’en demeure pas moins un outil perfectible. Entre un interlocuteur difficilement joignable et un interlocuteur un peu trop bavard, le téléphone peut aussi s’avérer être un outil de communication très chronophage.

OctoPost propose un service simple et efficace, vous permettant d’enregistrer et d’envoyer des messages vocaux à vos interlocuteurs. Vous décidez si votre message doit être lu dès que votre interlocuteur décroche, ou si votre message doit être déposé directement sur le répondeur de votre interlocuteur (sans même faire sonner son téléphone).

  • Enregistrement de vos fichiers sonores
  • Message au décroché
  • Message directement sur répondeur (sans même faire sonner le téléphone de votre interlocuteur)
  • Planification
  • Suivi en temps réel de vos envois dans votre tableau de bord
  • Export des statistiques au format Excel

 

Dématérialisation du courrier entrant

Malgré l’avènement de l’ère numérique, les entreprises continuent de recevoir quotidiennement des courriers papiers parfois en grande quantité. Choix assumé de la part de l’expéditeur (éviter d’être un email mélangé au milieu de centaines d’autres) ou obligation juridico-légale (pièces juridiques, documents avec signature manuscrite, etc.), on va même jusqu’à constater dans certaines entreprises un retour en force du papier (notamment pour les courriers publicitaires).

OctoPost propose un service simple et efficace, vous permettant de dématérialiser tous vos courriers entrants et de vous les restituer triés dans votre espace client OctoPost. Fini les heures passées à ouvrir et trier les différents courriers pour les attribuer aux bons interlocuteurs au sein de votre entreprise. Outre le gain de temps, ce service vous permet aussi de faire d’importantes économies de place dans vos locaux.

  • Ouverture automatique des enveloppes
  • Toilettage: suppression des agrafes, trombones, etc.
  • Numérisation de vos courriers
  • Reconnaissance automatique de documents (RAD)
  • Lecture automatique de documents (LAD)
  • Tri automatique: OctoPost détermine à qui est adressé le courrier et l’attribue au bon interlocuteur
  • Archivage à vie de vos documents
  • Suivi en temps réel des courriers entrants dans votre tableau de bord

 

Accessible depuis TimeFlow

La solution OctoPost est directement intégrée dans notre ERP TimeFlow, vous permettant par exemple d’envoyer vos factures, bulletins de paie, contrat, relances, etc. par courrier, email ou sms.

Découvrir notre solution ERP Solution ERP TimeFlow

Utilisation en API

Pour ceux qui ont des volumes importants et qui souhaitent incorporer OctoPost dans leur propre produit, il est possible d’utiliser OctoPost en marque blanche via notre API.

Achat / Location de fichier

Afin de rendre plus efficace vos campagnes marketing, vous pouvez louer/acheter auprès d’OctoPost des fichiers contenant les adresses postales, les numéros de portable, et les emails de prospects correspondants à vos critères (âge, revenu, lieu, etc.)

 

 

 

Vous souhaitez découvrir l’ensemble des fonctionnalités d’OctoPost? Demandez-nous une démonstration en ligne ou directement dans vos locaux.